Das Übersetzungs-Verfahren

Die Übersetzung eines Dokumentes setzt die Organisation folgender Arbeitsschritte voraus: Planung, Vertragsschluss und Koordination der zur Erfüllung und zum Abschließen des Projekts benötigten Ressourcen. Schwierigkeitsniveau und Anspruch variieren von Projekt zu Projekt und sind abhängig von verschiedenen Kriterien.

Unerlässlich für die Vorbereitung eines Übersetzungsprojekts sind vollständige und korrekte Informationen zu dessen Zielsetzung und Entwicklung. Mit der Annahme eines Übersetzungsauftrags legt der Projektmanager das zur Erfüllung des Auftrags geeignete Verfahren fest.

Identifizierung von Ressourcen
Der Projektmanager legt die zur Erfüllung der Zielvorgabe notwendige Arbeitskraft fest. Bei der Planung des Projekts müssen folgende Faktoren berücksichtigt werden:

  • Wie viele Personen werden an der Umsetzung des Projekts beteiligt sein?
  • Welche und wie viele Sprachkombinationen setzt das Übersetzungsprojekt voraus?
  • Welcher sprachlichen, technischen und/oder DTP-Ressourcen bedarf es zur Erfüllung der Zielvorgabe?
  • Ist Erfahrung in der jeweiligen Branche oder die Verwendung einer bestimmten Software von essentieller Bedeutung?

Projektzusammenfassung
Software für Projektmanager bietet optimale Lösungen zur Sammlung wesentlicher Informationen zum Projekt. Die Einführung von Instruktionen und Wunschvorgaben ermöglicht die Verfolgung des Budgets und der Daten im Verlauf des Übersetzungs- oder Lokalisierungsprozesses. Die Software bietet die Möglichkeit, Übergabefristen und die Erwartungen des Kunden zu definieren.
Verwaltung der Dateien
Der Projektmanager muss die Ausgangsdateien analysieren, um eine Reihe von entscheidenden Faktoren innerhalb des Arbeitsprozesses zu bestimmen. Das Format der Text- und Grafikdateien ist entscheidend für die Auswahl der zur Umsetzung erforderlichen Arbeitskräfte. Bei der Übersetzung von Dokumenten hat die Formatierung der Dateien großen Einfluss auf das Projekt-Management.
Anweisungen
Die Annahme und das Verständnis  der Vorgaben des Kunden und die Ausarbeitung einer speziellen Zusammenstellung von Anweisungen für das Arbeitsteam sind die ersten wesentlichen Schritte des gesamten Projekts, von denen auch der Erfolg seiner Umsetzung abhängt. Die Komplexität einer solchen Zusammenstellung von Instruktionen steigt mit dem Umfang der Übersetzung und der Anzahl der Sprachkombinationen. Um den Kommunikationsfluss und die Effizienz in jeder Etappe eines Projekts zu gewährleisten, umfassen diese Instruktionen auch die Übergabefristen in den verschiedenen Phasen, die Zielsetzung des Projekts, die Festlegung von Elementen, die im Verlaufe des Projekts besonderer Aufmerksamkeit bedürfen, die gewünschte Formatierung und den Zugang zur Website ftp.
Zuteilung der Ressourcen
Die Bestimmung der Ressourcen setzt die Analyse des Projekts unter dem Gesichtspunkt des vorhandenen Budgets, des Umfangs und der Übergabefristen voraus. Grundsätzliche Ziele des Projektmanagers sind die Festlegung der Ressourcen und die Leistungsmaximierung bei möglichst niedrigem finanziellen und zeitlichen Aufwand, so dass das Projekt gemäß den Wünschen des Kunden und den zu beachtenden Qualitätsstandards entsprechend umgesetzt wird. Für Projekte neuer Kunden kann der Projektmanager zur Bestimmung und Auswahl der bestgeeigneten Ressourcen die Unterstützung des Kundenbetreuers anfordern – bei Stammkunden aber weiß er von vornherein, an wen er sich wenden kann.
Projektübergabe
Die Übergabe des Projekts erfolgt nach Abschluss der Überprüfung des übersetzten Materials. Die Übersetzung muss die Vorgaben des Kunden sowohl in sprachlicher als auch in technischer Hinsicht erfüllen, um so dem Zweck des Auftrags gerecht zu werden. Die abschließende Überprüfung muss die Übereinstimmung der Anzahl der Dateien und des Formats in der Zielsprache mit jener der vom Kunden erhaltenen in der Ausgangssprache sicherstellen. Der Projektmanager wird die Übergabe einleiten und die Übersetzung entsprechend der eingänglichen Vereinbarungen hinsichtlich des Formats und der Übermittlungsart versenden – in Printform, per Kurier oder elektronisch als E-Mail, per FTP oder über das Portal der Agentur.
Abschließende Prüfung
Übersetzungen technischer oder anderer Fachtexte setzen häufig die Überprüfung durch eine an den beschriebenen Prozessen beteiligte Fachkraft oder eine mit den internen Gegebenheiten des Kunden vertraute Person voraus. In solchen Fällen kann die Übersetzung durch Änderungen, Korrekturen oder Revision angepasst werden, was das Redaktieren der übermittelten Dateien erfordert. Der Projektmanager erhält diese Informationen und gibt sie an das Arbeitsteam weiter. Die modifizierten Dateien werden nach Einfügen der Änderungen und neuerlicher Durchsicht der Übersetzung an den Kunden zurückgeschickt.
Ergebnisevaluation
Umfangreiche Projekte erfordern ein abschließendes Treffen mit dem Kunden, in dem dessen Eindrücke und Beobachtungen hinsichtlich des Arbeitsprozesses und der Übersetzung zur Berücksichtigung bei künftigen Projekten dokumentiert werden. Die Dateien werden gleichfalls gespeichert und archiviert, um zu einem späteren Zeitpunkt erneut abgerufen werden zu können.